Zpracování osobních údajů probíhá v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „Nařízení“), a  zák. č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.

Osobní údaje v rozsahu jméno a příjmení, adresa elektronické pošty a informace o tom, zda se jedná o OÚ za posledních 12 měsíců (dále také jako „osobní údaje“) jsou zpracovávány ve smyslu čl. 6, odst. 1, písm. f) Nařízení, tj. z důvodu oprávněného zájmu správce, spočívajícího ve zjištění identifikace uživatelů, identifikace narušení, zneužití, detekce bezpečnostních incidentů nebo nezákonných činností, dále pro administraci a provoz HPC technologií, ochranu výpočetních systémů IT4I a jejich uživatelů a informací. 
 
Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu využití systémů IT4I a dále po dobu nezbytnou ke zpětné detekci původce protiprávního jednání s využitím systémů spojeným. Údaje zpracovávané za účelem administrace a realizace projektů a dotací jsou zpracovávané po dobu celkového hodnocení projektu či dotace, a dále v pseudonymizované podobě po dobu udržitelnosti programu, tj. nejvýše 10 let.
 
V některých případech zpracování osobních údajů např. v rámci projektů a dotací, mohou být po uživatelích požadovány tzv. zvláštní kategorie osobních údajů („citlivé údaje“). Takové zpracování probíhá na základě právního důvodu dle čl. 6, odst. 1, písm. c) Nařízení, tj. splnění právní povinnosti, příp. dle čl. 6, odst. 1, písm. b) Nařízení – plnění smlouvy. 
 
Zákonná povinnost zpracování vyplývá především z Nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 1303/2013, příp. Nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 1304/2013, a to za účelem poskytnutí finanční podpory, monitoringu, kontroly, reportingu a hodnocení úspěšnosti poskytování finanční podpory, a dále ze zák. č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů, příp. zák. č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů.
 
Osobní údaje mohou být předávány následujícím třetím stranám: CESNET, z.s.p.o., IČ 63839172, a Masarykova Univerzita (CERIT-SC), IČ 00216224, a to v rámci konsorcia e-INFRA z důvodů zajištění funkčnosti technické podpory napříč konsorciem e-INFRA. Mimo výše uvedené, osobní údaje mohou být dále předány pouze poskytovatelům dotací a projektů, případně na základě platných právních předpisů např. orgánům státní správy, soudům, orgánům činným v trestním řízení v souvislosti s případným správním, trestním a občanským soudním řízením. Osobní údaje uživatelů IT4I jsou zpracovávány společně všemi provozovateli konsorcia e-INFRA CZ v režimu tzv. společných správců ve smyslu čl. 26 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).